ROLES PARA DESARROLLAR UN EVENTO

Es recomendable delegar funciones organizadamente al momento de ejecutar el evento, para lograr que todo marche de la mejor manera y cumplir el objetivo.

Existe una forma de organizar a las personas que coordinen un evento, se trata de especificar la función de 5 personas o coordinadores, para que a su vez, dirijan su grupo, determinado para el tema que corresponda.

Las 5 funciones más importantes son:

GERENTE O DIRECTOR: Encargado de la toma de decisiones, dirige a los coordinadores y es el directo responsable del evento.

ADMINISTRADOR: Encargado de los recursos dispinibles para el desarrollo del evento y su distribución.

COMUNICADOR: Encargado de las relaciones públicas, la prensa y los medios de comunicación, tambien los contactos de referencia que se requieran para la difusión del evento y la publicidad. Esta función tiene lugar en eventos de gran magnitud.

SERVICIOS GENERALES: Encargado de todas aquellas actividades que se requieran para el aseo y ambientación del lugar del evento y la asistencia de los invitados.

INTEGRADOR: Encargado de incorporar la funciones de los coordinadores, funciona como un "ayudador" en el desarrollo del evento, esta persona debe contar con las capacidades necesarias, para desempeñar todos los roles de coordinadores anteriormente nombrados.

Verificación y control:

Durante el evento el grupo coordinadores, o bien, el encargado de la logística, debe realizar una serie de reuniones periódicamente como elemento efectivo de comunicación, pues en estas se darán a conocer las fallas en el proceso, se tomarán decisiones y se darán soluciones a éstas.

La lista de verificación de tareas es una herramienta muy utilizada para conocer las actividades y acciones que deben ser ejecutadas en la etapa preliminar, durante y después del evento. A continuación un ejemplo de esta:

LISTA DE CHEQUEO

PRE EVENTO

• Elaboración de propuesta
• presentación y aprobación
• reservas necesarias
• medios de divulgación
• reglamento
• Cotización y compras
• Apoyo logístico
• implementación técnica
• inauguración
• protocolo

DURANTE EL EVENTO

• Apertura
• Proveedores
• Informes
• Horarios
• Reuniones de control
• Cierre
• Responsables de las funciones
• Implementación técnica

POST EVENTO

• Desmontaje de instalaciones
• Legalización
• Informes
• Cierre
• Agradecimientos

Terminado el evento no olvidar...

• Cerrar las cuentas.
• Enviar una carta a los patrocinadores, conferenciantes, personalidades, etc., agradeciéndoles su colaboración.
• Obtener retroalimentación de los asistentes a través del correo electrónico o el medio que más se facilite.