TIPS PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Planee con anticipación: Realice una reunión de planeación para definir las estrategias del evento. Asegúrese de que sea un grupo reducido de personas el responsable del evento, notifique a las autoridades (por ejemplo, a la policía de tránsito si se trata de una marcha), y garantice que haya un grupo de personas antes y después del evento que prepare y limpie el sitio. Una buena regla es planear el evento pensando en lograr el máximo de publicidad causando el menor número de molestias posibles.
• Construya alianzas: en ocasiones es útil convocar a individuos y organizaciones prominentes para que apoyen el evento; ellos pueden sugerir un vocero, ayudar con los preparativos prácticos y disponer de personal para asistir al evento. Asegúrese de que todos los participantes en la organización del evento estén bien informados sobre el tema, entiendan el mensaje que se trata de transmitir y comparta información y documentos con todos los organizadores.
• Publicite el evento: usted necesitará de una estrategia de publicidad para convocar apoyo y explicar a la comunidad la justificación del evento. Esto se puede lograr a través de la distribución de volantes, la instalación de pendones en sitios públicos, publicidad en medios, la utilización de las secciones de anuncios gratis de estaciones de radio locales, etc. A veces la mejor publicidad consiste en correr la voz, de modo que pídale a sus aliados que telefoneen a otros y corran la voz.
• Comunique su mensaje: si el evento ocurre cerca o frente a una edificación pública, es mejor comunicarle a los transeúntes de qué se trata el evento y cuál es el mensaje que se quiere transmitir. Asegúrese de tener pendones y material visual e impreso que contenga y explique el mensaje.
• Piense en equipos: realice los trámites necesarios para tener equipos si se requieren (carteles, megáfonos, sistemas de sonido y sillas).
• Piense en la recolección de fondos: envíe propuestas de financiación o solicite donaciones en especie (refrescos, pintura para los pendones, papel para los volantes, teléfonos celulares para los organizadores, etc